Cine și cum trebuie să aplice contabilitatea în partidă simplă

În Monitorul Oficial al României a fost publicat Ordinul ministrului Finanțelor Publice nr.170/17.02.2015 pentru aprobarea Reglementărilor contabile privind contabilitate în partidă simplă. Acestea au intrat în vigoare la data de 1 martie 2015.

Reglementările se aplică de către următoarele categorii de persoane: 

1 - persoanele fizice și asocierile fără personalitate juridică ale căror venituri sunt supuse impozitului pe venit în conformitate cu prevederile Legii nr.571/2003 privind Codul Fiscal, cu modificările și completările ulterioare, al căror venit net anual este determinat în sistem real, pe baza datelor din contabilitate, fiind obținut din următoarele surse: activități independente; cedarea folosinței bunurilor; activități agricole, silvicultură și piscicultură;

2 - persoanele sau entitățile care, prin actul normativ de înființare, prin legi speciale sau prin alte acte normative, au obligația ținerii contabilității în partidă simplă, cu excepția persoanelor juridice fără scop patrimonial.

Persoanele prevăzute la punctul 1 au obligația să conducă evidența contabilă pe baza regulilor contabilității în partidă simplă. De asemenea, aceste persoane pot să opteze pentru conducerea contabilității în partidă dublă, cu excepția celor pentru care în actul normativ de înființare, în legi speciale sau în alte acte normative există prevederi exprese privind ținerea contabilității în partidă simplă. Cei care optează pentru contabilitatea în partidă dublă și aplică această prevedere de la începutul exercițiului financiar următor celui în care și-au exercitat opțiunea.

Atenție! Persoanele prevăzute la punctul 1, care se înființează după 1 martie 2015 pot opta pentru ținerea contabilității în partidă dublă de la data înființării acestora.

Organizarea și conducerea contabilității în partidă dublă se face în baza reglementărilor contabile în vigoare, aplicabile operatorilor economici, până la nivel de balanță de verificare, fără a întocmi situații financiare anuale. Evidența contabilă astfel ținută trebuie să permită determinarea informațiilor necesare pentru îndeplinirea obligațiilor prevăzute de legislația în vigoare. Se vor întocmi Registrul-jurnal (cod 14-1-1) și Registrul-inventar (cod 14-1-2).

Întocmirea, editarea și păstrarea registrelor contabile și a celorlalte documente financiar-contabile se efectuează conform normelor privind documentele financiar-contabile, elaborate de Ministerul Finanțelor Publice.

Persoanele care au organizat contabilitatea în partidă simplă și au optat pentru contabilitate în partidă dublă vor prelua, pe baza inventarului și a informațiilor privind creanțele și datoriile, ca solduri inițiale, la începutul exercițiului financiar pentru care au optat, sumele din documentele întocmite pentru ținerea contabilității în partidă simplă, respectiv din: Registrul-inventar; Registrul-jurnal de încasări și plăți; fișa mijlocului fix; extras de cont; alte documente.

Persoanele care desfășoară activități independente și care au obligația ținerii contabilității conform O.M.F.P.nr.170/2015 sunt persoanele care obțin venituri din: 

- activități economice (persoane fizice autorizate, întreprinderi individuale și întreprinderi familiale);

- profesii libere (medici, avocați, notari, auditori financiari, consultanți fiscali, experți contabili, arhitecți și alte profesii reglementate);

- drepturi de proprietate intelectuală (în condițiile în care optează pentru determinarea venitului net în sistem real);

- persoanele sau entitățile care, prin actul normativ de înființare, prin legi speciale sau prin alte acte normative, au obligația ținerii contabilității în partidă simplă, cu excepția persoanelor juridice fără scop patrimonial.

Contabilitatea în partidă simplă reprezintă ansamblul registrelor și documentelor financiar-contabile, legal reglementate, care servesc la evidențierea în contabilitate, în mod cronologic și sistematic, a operațiunilor economico-financiare consemnate în documentele justificative. 

Persoanele susmenționate pot utiliza formularele financiar-contabile prevăzute în O.M.F.P. nr.170/2015 sau numai o parte din acestea, în funcție de elementele specifice activității desfășurate, astfel încât acestea să permită determinarea informațiilor necesare pentru îndeplinirea obligațiilor prevăzute de legislația în vigoare, dar pot utiliza și alte formulare financiar-contabile prevăzute în Normele metodologice de întocmire și utilizare a documentelor financiar-contabile, aprobate prin O.M.F.P. nr.3.512/2008 privind documentele financiar-contabile, cu completările ulterioare, precum și alte formulare prevăzute în mod expres de acte normative care reglementează activități economice specifice (agricultură, exploatarea masei lemnoase, jocuri de noroc, etc.)

Formularele financiar-contabile pot fi pretipărite sau editate cu ajutorul sistemelor informatice de prelucrare automată a datelor.

În condițiile utilizării sistemelor informatice, trebuie să fie respectate criteriile minimale privind programele informatice utilizate în domeniul financiar-contabil, prevăzute de Normele metodologice de întocmire și utilizare a documentelor financiar-contabile, aprobate prin O.M.F.P. nr.3.512/2008 privind documentele financiar-contabile, cu completările ulterioare.

Persoanele care conduc contabilitatea în partidă simplă au obligația să efectueze inventarierea la începutul activității, cel puțin o dată pe an, precum și la încetarea activității.

Orice operațiune economico-financiară se consemnează în momentul efectuării ei într-un document care stă la baza evidențierii în contabilitatea în partidă simplă, dobândind astfel calitatea de document justificativ.

Documentele justificative care se evidențiază în contabilitatea în partidă simplă angajează răspunderea persoanelor care le-au întocmit.

Pentru evidențierea în contabilitatea în partidă simplă a operațiunilor efectuate se utilizează următoarele registre contabile: Registrul-jurnal de încasări și plăți (cod 14-1-1/b) și Registrul-inventar (cod 14-1-2/b).

Registrele de contabilitate se utilizează în strictă concordanță cu destinația acestora și se prezintă în mod ordonat și astfel completate încât să permită în orice moment identificarea și controlul operațiunilor economico-financiare efectuate.

Registrul-jurnal de încasări și plăți (cod 14-1-1/b) servește la înregistrarea cronologică a tuturor sumelor încasate și plătite, atât în numerar, cât și prin conturi bancare. Sumele înregistrate în Registrul-jurnal de încasări și plăți (cod 14-1-1/b) se totalizează lunar.

Încasările din Registrul-jurnal de încasări și plăți (cod 14-1-1/b) cuprind : sumele încasate din desfășurarea activității ; aporturile în numerar și prin conturi bancare aduse la începerea activității ori în cursul desfășurării acesteia ; sumele primate sub formă de credite bancare sau de alte împrumuturi ; sumele primite ca despăgubiri ; sumele primite sub formă de sponsorizări, mecenat sau donații ; sumele primite reprezentând forme de sprijin cu destinație specială din fonduri nerambursabile (subvenții) ; alte sume încasate (de exemplu :restituiri de impozite, taxe, penalități). Plățile din Registrul-jurnal de încasări și plăți (cod 14-1-1/b) cuprind : plățile efectuate în cadrul activității desfășurate în scopul realizării de venituri ; sumele reprezentând restituirea aporturilor în numerar și prin conturi bancare ; sumele reprezentând rambursarea de credite bancare sau de alte împrumuturi ; alte plăți efectuate (de exemplu: penalități, amenzi)

Operațiunile efectuate în valută se evidențiază în contabilitate în moneda națională, utilizându-se cursul de schimb valutar de la data efectuării operațiunii.

Sumele aferente operațiunilor în valută se înregistrează în Registrul-jurnal de încasări și plăți (cod 14-1-1/b) în lei, cu menționarea în coloana de explicații a valorii în valută. 

Registrul-inventar (cod 14-1-2/b) servește ca document contabil la înregistrarea elementelor de natura activelor și datoriilor inventariate (elementele patrimoniale, creanțele și datoriile).

Registrul-inventar (cod 14-1-2/b) se întocmește de către persoanele care conduc contabilitatea în partidă simplă într-un exemplar.

Registrul-inventar se completează la începutul activității, la sfîrșitul exercițiului financiar, precum și cu ocazia încetării activității. Se completează prin înscrierea tuturor elementelor inventariate, element cu element, sau prin preluarea totalurilor din listele de inventariere a elementelor grupate după natura lor, potrivit opțiunii persoanei respective. În acest caz, listele de inventariere se anexează la Registrul-inventar.

În cazul încetării activității, Registrul-inventar se completează cu valoarea elementelor inventariate faptic la acea dată.